Als management assistent ontzorg jij de leden van het managementteam van Oasen. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat Oasen nu én in de toekomst voldoende en onberispelijk drinkwater levert aan de bewoners en bedrijven in ons voorzieningsgebied.
Jij plant afspraken van de MT-leden efficiënt in hun agenda’s, waarbij je rekening houdt met de relevantie en prioriteit van de afspraken. Je bereidt afspraken voor en bewaakt de naleving.
Schriftelijke correspondentie van in- en uitgaande stukken wordt door jou verwerkt, met oog voor huisstijl en Nederlandse taal. Jij beantwoordt de telefoon en zorgt voor de juiste afhandeling hiervan. Jij hebt overzicht, hebt op elk moment een actueel archief en beheert adressen.
Verder ga je aan de slag met:
- het ondersteunen bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten en het zorgen voor verzameling en verspreiding van vergaderstukken;
- de bewaking van actiepunten;
- diverse andere administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals het aanmaken van inkooporders, verbeteren van werkprocessen, het op orde houden van het archief, ontvangen van gasten en het begeleiden van representatieve gelegenheden.
Collega’s weten jou te vinden met administratieve vragen en vertrouwen erop dat zij bij jou voor de juiste informatie terecht kunnen. De managers kunnen dankzij jouw ondersteuning hun werk optimaal uitvoeren en voelen zich ontzorgd.
Team
Samen met de directiesecretaresse beheer jij het directiesecretariaat. Jullie werken nauw samen (in een aantal gevallen ook met de bestuurssecretaris), hanteren dezelfde werkwijze en zijn goed op de hoogte van elkaars werk. Jullie vervangen elkaar bij afwezigheid en rapporteren direct aan de directeur.
Wij weten dat er veel partijen zijn die heel graag met ons mee willen zoeken of hun diensten willen aanbieden voor deze vacature. Wij stellen dit op prijs, maar wij gaan het eerst zelf proberen. Mochten wij er niet uitkomen dan bellen wij jullie, echt waar, beloofd!