Als Directiesecretaresse ontzorg jij de Directeur van Oasen en leden van het Managementteam. Zij zijn ervoor verantwoordelijk te zorgen dat Oasen nu én in de toekomst voldoende en onberispelijk drinkwater levert aan de bewoners en bedrijven in ons voorzieningsgebied.

Jij plant afspraken van Directeur en MT-leden efficiënt in hun agenda’s, waarbij je rekening houdt met de relevantie en prioriteit van de afspraken. Je bereidt afspraken voor en bewaakt de naleving.

Schriftelijk correspondentie van in- en uitgaande stukken wordt door jou verwerkt, met oog voor huisstijl en Nederlandse taal. Jij beantwoordt telefoon en zorgt voor de juiste afhandeling hiervan. Jij hebt op elk moment een actueel archief en beheert adressen.

Verder ga je aan de slag met:

• ondersteunen van de Bestuurssecretaris bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten zoals MT en AVA en zorgen voor verzameling en verspreiding van vergaderstukken;
• bewaking van actiepunten; 
• diverse andere administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals het aanmaken van inkooporders, verbeteren van werkprocessen, ontvangen van gasten en het begeleiden van representatieve gelegenheden. 

Collega’s weten jou te vinden met administratieve vragen en vertrouwen erop dat zij bij jou voor de juiste informatie terecht kunnen. De Directeur en Sectormanagers kunnen dankzij jouw ondersteuning hun werk optimaal uitvoeren en voelen zich ontzorgd.

Team

Samen met 1 collega voer jij deze functie uit. Jullie werken nauw samen (in een aantal gevallen ook met de Bestuurssecretaris), hanteren dezelfde werkwijze en zijn goed op de hoogte van elkaars werk. Jullie rapporteren direct aan de Directeur.

Wij weten dat er veel partijen zijn die heel graag met ons mee willen zoeken of hun diensten willen aanbieden voor deze vacature. Wij stellen dit op prijs, maar wij gaan het eerst zelf proberen. Mochten wij er niet uitkomen dan bellen wij jullie, echt waar, beloofd!

Jij bent een ervaren, klantgerichte professional op het gebied van administratie en secretariaat op het hoogste niveau en bent betrokken bij de bedrijfsdoelstellingen. Jouw verantwoordelijkheidsgevoel zorgt ervoor dat zaken op tijd én goed zijn geregeld, waarbij je niets aan het toeval overlaat. Jij hebt overzicht, kijkt en denkt vooruit en schakelt snel en makkelijk als prioriteiten veranderen. Je bent stressbestendig, resultaatgericht, zelfstandig, gericht op samenwerking en ontzorgen is jouw tweede natuur.

Verder neem jij mee:

• MBO(+) werk- en denkniveau; 
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring als directiesecretaresse of management assistent; 
• uitstekende kennis van Microsoft Office en affiniteit met IT-systemen; 
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal; 
• hoge mate van organisatiesensitiviteit en integriteit; 
• resultaatgerichtheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel;
• beschikbaarheid voor 32 uur per week. 

Wat biedt Oasen jou?

• Een salaris tussen € 2.969,- en maximaal € 3.954,- bruto per maand (op basis van 40 uur), inclusief 22,11% aan flexibel arbeidsvoorwaardenbudget waaronder vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband; 
• flexibele werktijden; 
• volop opleidingsmogelijkheden; 
• een inzetbaarheidsbudget van 6,5 dag per jaar (op basis van 40 uur), die je mag sparen of opnemen; 
• employabilitybudget van € 1.000,- per drie jaar; 
• vitaliteitsbudget van € 175,- per jaar; 
• een middelloon pensioen bij ABP; 
• collectieve korting op diverse verzekeringen; 
• en niet geheel onbelangrijk: werken in een informele omgeving met leuke collega’s. 

Voor overige arbeidsvoorwaarden, scroll naar onder en zie "Dit hebben wij je te bieden".

Word jij onze nieuwe collega?

Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature en denk jij dat deze functie goed bij jou past? Solliciteer dan direct via de ‘solliciteer’ button en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

In deze bijzondere tijden werken wij voornamelijk vanuit huis. Sollicitatiegesprekken en inwerktrajecten vinden over het algemeen online plaats via MS Teams. Wij begrijpen dat dit voor een kandidaat of nieuwe collega lastig kan zijn. We hebben hier extra aandacht voor en zorgen samen dat dit succesvol verloopt. 

Een pre-employmentscreening maakt onderdeel uit van de procedure.